IA para restaurantes que coge el teléfono en pleno servicio.
CoverManager o TheFork, el TPV y el WhatsApp del restaurante, conectados a cómo funciona tu local de verdad, para que el sistema atienda las reservas, proponga el cuadrante y prepare los pedidos a proveedor.
El teléfono de un restaurante suena a las dos y media, cuando toda la sala está sirviendo. La reserva se apunta en el cuaderno de la caja o se pierde, el viernes faltan dos mesas que dijeron que venían y el encargado se lleva el cuadrante a casa el domingo. Detrás, cada albarán llega con un precio distinto y nadie tiene tiempo de pasarlo a la ficha de los platos.
Construimos IA para restaurantes que empieza por saber cómo trabajáis: qué mesas se juntan y cuáles no, a quién se le guarda la terraza, qué se le dice a quien llama y no queda hueco. Después la conectamos con CoverManager o TheFork, el TPV, el programa de turnos y el WhatsApp del local, sin que cambiéis de herramientas. Solo cuando responde bien a lo que hoy le preguntáis al encargado, empieza a coger reservas.
El problema
Dónde se va el tiempo en hostelería.
El teléfono suena en pleno servicio
Las llamadas de reserva entran a la hora de comer, cuando nadie en sala puede parar a cogerlas. Cada llamada sin coger es una mesa que se reserva en otro sitio o que entra por TheFork pagando comisión por comensal.
Dos mesas que no aparecen
La reserva del viernes se apuntó en el cuaderno sin teléfono y nadie la confirmó. En la puerta se rechazó a dos parejas sin reserva por un hueco que en realidad estaba libre.
El cuadrante se rehace tres veces
El encargado monta los turnos el domingo con las vacaciones, las medias jornadas y el registro de jornada en la cabeza. El martes hay una baja, se resuelve a llamadas y lo que hay en Combo o Mapal ya no es lo que pasa en el local.
El escandallo es el de enero
El pescado, el aceite y el pan han subido en tres albaranes seguidos y la ficha del plato no se ha tocado. El menú del día se vende con un margen que nadie ve hasta que la gestoría cierra el mes.
Qué automatizamos
Lo que el sistema hace en hostelería.
Atender reservas por teléfono y WhatsApp
Un agente coge el teléfono y el WhatsApp del local, mira los huecos reales en CoverManager, Restoo o TheFork y apunta la reserva con teléfono, alergias y número de comensales. Lo que se sale del guion, una boda o una queja, lo pasa al encargado con un recado.
Confirmar mesas y cubrir cancelaciones
Cada reserva sale confirmada por WhatsApp y con un recordatorio la mañana del servicio, y el estado se actualiza en CoverManager o TheFork. Si una mesa cancela a media tarde, el hueco se ofrece a quien se quedó en lista de espera para ese turno.
Proponer el cuadrante de la semana
El sistema cruza las ventas del TPV por franja, las reservas de la semana, las vacaciones y los contratos, y deja el cuadrante propuesto en Combo, Mapal o Skello. El encargado lo revisa y lo aprueba; ante una baja, le propone quién puede cubrirla.
Preparar pedidos y vigilar escandallos
Lee el precio de cada albarán, actualiza el escandallo en Haddock o en tu hoja de cálculo y avisa cuando un plato pierde margen. El pedido al proveedor sale del consumo real del TPV y se manda por WhatsApp o correo cuando cocina lo aprueba.
Procesos
Los procesos que atacamos primero en hostelería.
El método Lanzadia
Cuatro pasos para una integración progresiva y segura.
- 01
Conocemos tu negocio
Lo que hoy está en la cabeza de tres personas, por escrito: reglas, excepciones, quién decide qué.
- 02
Centralizamos tus datos
Conectamos el CRM, la facturación, el almacén, el correo. Sin migrar nada.
- 03
Generamos informes
El informe del lunes llega hecho. Y «¿qué clientes llevan dos meses sin comprar?» se contesta al momento.
- 04
Tomamos acciones
Contesta al cliente, emite la factura, reclama el cobro. Primero propone; con el tiempo, sola.
Un escenario habitual · Hostelería
Del cuaderno junto a la caja a un viernes sin mesas vacías.
Un escenario habitual: un restaurante de barrio con cincuenta plazas y terraza, dos turnos de comida y uno de cena. Las reservas entran por teléfono, por TheFork y por Instagram, y se apuntan en el cuaderno que hay junto a la caja. Los viernes fallan dos o tres mesas, el encargado hace el cuadrante el domingo por la noche y el pedido al pescadero sale de la memoria del jefe de cocina. Nuestra intervención persigue un resultado concreto:
- 01Ninguna llamada de reserva sin coger, tampoco a las dos y media
- 02Cada mesa confirmada por WhatsApp la misma mañana y cada cancelación ofrecida a la lista de espera
- 03El cuadrante llega propuesto al encargado, que lo revisa en vez de hacerlo desde cero
- 04El pedido al pescadero sale del consumo del TPV, no de la memoria del jefe de cocina
Preguntas habituales
Lo que nos preguntan antes de empezar.
¿Funciona con CoverManager, TheFork y mi TPV?
Trabajamos sobre lo que ya tienes: CoverManager, Restoo o TheFork para las reservas; Revo, Ágora o Last.app como TPV; Combo, Mapal o Skello para los turnos; Haddock o una hoja de cálculo para los escandallos. Lo que cada programa deja conectar se mira en el diagnóstico. No hace falta cambiar de sistema ni migrar nada.
¿Por dónde se empieza en un restaurante?
Por ponerlo por escrito: cuántas mesas hay por turno, cuánto dura una mesa de cuatro, qué se hace con un grupo de doce, quién decide un cambio de turno. Después conectamos las reservas, el TPV y los turnos, y el sistema empieza contestando preguntas: «¿qué franja del sábado va corta de personal?», «¿qué proveedor ha subido más este mes?». Cuando acierta, lo primero que se le deja hacer suele ser coger reservas; en un grupo con varios locales, el cuadrante y las compras.
¿Qué pasa con los datos de los clientes y con los alérgenos?
El teléfono y las alergias de cada cliente se quedan en tu sistema de reservas: el agente los consulta con los mismos permisos que tu equipo y no los saca de ahí. Los alérgenos de cada plato los declara tu cocina, como exige la normativa de información alimentaria; el agente responde con esa lista y, si un plato no figura en ella, dice que lo confirma la cocina en lugar de responder por su cuenta.
¿Cuánto se tarda en tener el teléfono atendido?
Depende de lo que permita conectar tu sistema de reservas y de lo claro que tengáis lo básico: turnos de servicio, mesas, qué hacer con un grupo grande. Eso es lo primero que se pone por escrito, y el plazo se sabe después de mirarlo, no antes. Lo que documentamos y conectamos se queda contigo, siga o no el proyecto.
¿Va a sustituir al encargado o a la gente de sala?
No. Absorbe lo repetitivo: coger el teléfono, confirmar mesas, pasar el precio de los albaranes, montar el primer borrador del cuadrante. Quién cubre una baja, qué mesa se le da a un habitual o si se acepta la comida de empresa del sábado lo sigue decidiendo el encargado.
IA en otros sectores
Diagnóstico gratuito · 45 min
- 00
- 01
- 02
- 03
- 04