IA para asesorías que sabe cómo llevas cada cliente.
Cómo lleva cada técnico su cartera deja de vivir en su cabeza: se escribe, se conecta con a3, Sage o Contasol, el correo y el WhatsApp del despacho, y el sistema contabiliza las facturas, contesta a los clientes y vigila la DEHú.
En una asesoría la cuota es fija y el trabajo de cada cliente no deja de crecer: facturas por correo, fotos de tickets por WhatsApp, extractos que hay que bajar del banco, requerimientos en la DEHú. Y las semanas del 20 de abril, julio, octubre y enero se salvan a base de horas extra.
La IA para asesorías que construimos no es un programa nuevo que aprender: vive sobre el programa contable que ya tienes, sobre el correo del despacho y sobre la DEHú, y clasifica cada factura con el plan contable y las cuentas que tu equipo ya usa para ese cliente. Lo rutinario lo resuelve; lo dudoso lo deja marcado para que lo mire un técnico.
El problema
Dónde se va el tiempo en asesorías y gestorías.
Fotos de tickets por WhatsApp
El cliente manda la foto del ticket de gasolina por WhatsApp, la factura del proveedor llega al correo y el extracto hay que bajarlo del banco. Alguien del despacho renombra, ordena y teclea todo eso antes de que exista un solo asiento.
Trimestrales a base de horas extra
Los 303, 130 y 111 de toda la cartera salen los mismos días de abril, julio, octubre y enero. El equipo que va justo en un mes normal tiene que multiplicarse, y equivocarse entonces es lo que más caro sale.
«¿Ya está presentado el 303?»
«¿Cuánto pago este trimestre?», «¿me pasas el certificado de estar al corriente?», «¿te llegó la factura que te mandé el viernes?». Cada consulta son dos minutos del técnico y, multiplicadas por toda la cartera, se llevan la mañana.
El requerimiento que nadie abrió
La notificación de la AEAT lleva días en la DEHú y a los diez se da por notificada, se haya leído o no. Si el plazo pasa, no es un fallo interno: es una sanción con el nombre de tu cliente.
Qué automatizamos
Lo que el sistema hace en asesorías y gestorías.
Contabilizar las facturas
Recoge lo que llega por correo, WhatsApp o carpeta compartida, lee cada factura y la asienta en a3, Sage o Contasol con la cuenta que tu despacho usa para ese proveedor en ese cliente. Un NIF que no cuadra, un IVA que no coincide o un duplicado se quedan en una cola corta para el técnico.
Contestar a los clientes
Responde por WhatsApp o correo a las consultas de siempre con los datos reales de ese cliente: qué modelos están presentados, cuánto sale a pagar el 303, cuándo se carga la cuota de autónomos. Una duda fiscal o una queja pasa al técnico con la conversación ya recogida.
Vigilar la DEHú y los plazos
Revisa cada día la DEHú, la sede de la AEAT y las notificaciones de la Seguridad Social, identifica a qué cliente afecta cada requerimiento y desde cuándo corre el plazo. Deja un borrador de respuesta para que el técnico lo revise y lo firme.
Dar de alta a un cliente nuevo
Pide la documentación de arranque (escrituras, el 036, las últimas declaraciones presentadas, los contratos de los trabajadores), comprueba qué falta y lo reclama, y carga la ficha en el software del despacho. Sin veinte correos de ida y vuelta.
Procesos
Los procesos que atacamos primero en asesorías y gestorías.
El método Lanzadia
Cuatro pasos para una integración progresiva y segura.
- 01
Conocemos tu negocio
Lo que hoy está en la cabeza de tres personas, por escrito: reglas, excepciones, quién decide qué.
- 02
Centralizamos tus datos
Conectamos el CRM, la facturación, el almacén, el correo. Sin migrar nada.
- 03
Generamos informes
El informe del lunes llega hecho. Y «¿qué clientes llevan dos meses sin comprar?» se contesta al momento.
- 04
Tomamos acciones
Contesta al cliente, emite la factura, reclama el cobro. Primero propone; con el tiempo, sola.
Un escenario habitual · Asesorías y gestorías
De perseguir facturas por WhatsApp a revisar solo lo que no cuadra.
Un escenario habitual: una asesoría de doscientos clientes recibe la documentación por correo, por WhatsApp y en una carpeta de Drive por cliente. Dos administrativas pasan la mañana renombrando PDF y tecleando facturas en a3, el técnico contesta consultas entre asiento y asiento y cada trimestre se cierra con horas extra. Nuestra intervención persigue un resultado concreto:
- 01Ninguna factura recurrente pasa por un teclado: entra, se lee y se asienta en a3 con la cuenta de siempre
- 02Cada cliente que no ha mandado la documentación del trimestre recibe el recordatorio sin que nadie lo persiga
- 03Cada requerimiento aparece el mismo día con su cliente, su plazo y un borrador de respuesta preparado
- 04El socio pregunta «¿qué clientes tienen el 303 a pagar este trimestre?» y tiene la lista sin abrir cuatro programas
Preguntas habituales
Lo que nos preguntan antes de empezar.
¿Funciona con a3? ¿Y con Sage o Contasol?
Empezamos por ahí: miramos qué usa el despacho (a3ASESOR, a3innuva, Sage Despachos, Contasol, Holded, Anfix) y por dónde deja entrar cada uno, porque no todos abren una conexión directa y en algunos la vía es el fichero de asientos que el propio programa importa. No migramos nada ni te cambiamos el programa contable.
¿Dónde acaban los datos de mis clientes?
Un despacho trata datos de terceros: las facturas, las nóminas y los datos fiscales de sus clientes. Antes de conectar nada se deja por escrito qué datos toca cada pieza y qué proveedor los procesa, con preferencia por procesamiento en la UE y sin uso para entrenar modelos. El acceso a la AEAT y a la DEHú sigue siendo el tuyo, con tu certificado y tus apoderamientos, y queda registro de cada asiento y cada mensaje que hace el sistema.
¿Cuánto se tarda en tenerlo funcionando?
Depende de cómo llega hoy la documentación y de qué permite tu software, y eso se sabe después de mirarlo, no antes. Lo que sí es fijo es el orden: el sistema primero contesta preguntas sobre tus clientes y, solo cuando acierta, empieza a contabilizar; y al principio propone cada asiento y lo confirma una persona.
¿Esto sustituye a mi administrativa?
No. Se lleva el teclear, el renombrar y el perseguir; revisar un asiento raro, contestar una duda fiscal o firmar un requerimiento lo sigue haciendo alguien del despacho. Y lo que se documenta y se conecta se queda contigo aunque dejes de trabajar con nosotros.
¿Por dónde empezaríais en mi despacho?
Poniendo por escrito cómo llevas cada cliente: cómo clasifica cada técnico sus facturas, qué se contesta a un cliente sin consultar a nadie y quién firma qué. Después conectamos a3 o Sage con el correo, el WhatsApp y la DEHú, y el sistema empieza a responder a preguntas como «¿quién no ha mandado la documentación del trimestre?». Lo primero que se automatiza suele ser contabilizar las facturas recurrentes y reclamar lo que falta, que es donde más horas se van.
IA en otros sectores
Diagnóstico gratuito · 45 min
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