IA para abogados que vigila los plazos de cada asunto.
Escribimos el criterio con el que tu despacho lleva cada asunto y lo conectamos con LexNET, el gestor de expedientes y el correo, para que el sistema archive, compute plazos, prepare borradores y conteste al cliente que pregunta cómo va lo suyo. Un abogado revisa todo lo que sale.
Un despacho cobra por criterio jurídico y gasta la mañana en lo que lo rodea: la notificación de LexNET que hay que leer y computar, el burofax que llega escaneado y nadie archiva, el cliente que llama para saber cómo va lo suyo. Esas horas no se facturan bien, y el plazo que se pasa lo paga el despacho.
Construimos una IA para abogados que primero aprende cómo trabaja tu despacho: cómo se nombra un expediente, quién lleva cada asunto, qué plazos se computan a mano. Después la conectamos a LexNET, a Kleos o Aranzadi Fusión y al correo, y se ocupa del trámite: el escrito que sale lo revisa y lo firma un abogado.
El problema
Dónde se va el tiempo en despachos de abogados.
La bandeja de LexNET, cada mañana a mano
Alguien abre LexNET a primera hora, descarga las notificaciones, computa cada plazo y lo apunta en la agenda del letrado que lleva el asunto. El día que ese alguien está de baja, el plazo depende de quien se acuerde.
El expediente repartido en tres sitios
El escrito está en Kleos, la prueba en un correo de hace dos meses y las notas en un cuaderno. Encontrar el documento correcto el día de la vista depende de la memoria de quien lo guardó.
Escritos de trámite a precio de socio
Subsanaciones, personaciones, copias, minutas: trabajo que hay que hacer y que ningún cliente quiere pagar a precio de socio. En igualas se lo come el margen; por horas, es la partida que el cliente discute.
La llamada de «¿cómo va lo mío?»
El cliente escribe por WhatsApp o llama para saber cómo va su caso, y la respuesta está en la cabeza del letrado que lo lleva. Contestar interrumpe al abogado; no contestar es lo que hace que el cliente se vaya a otro despacho.
Qué automatizamos
Lo que el sistema hace en despachos de abogados.
Archivar cada documento en su expediente
Lo que entra por correo, por el escáner o desde LexNET se clasifica, se nombra con el criterio del despacho y se guarda en el expediente correcto de Kleos, Aranzadi Fusión o la carpeta de red. Después se puede buscar por lo que dice, no solo por cómo se llama.
Computar el plazo de cada notificación
Lee la notificación, calcula el plazo que abre según el acto y la jurisdicción, contándolo en días hábiles o de fecha a fecha según corresponda, lo anota en la agenda del letrado responsable y avisa a medida que se acerca el vencimiento. Los plazos críticos llevan doble aviso y los confirma un abogado.
Preparar borradores y cronologías
Antes de que el abogado abra el asunto, tiene en Word un primer borrador del escrito de trámite, el resumen de la documentación larga y la cronología del expediente. Él corrige y firma; ningún escrito sale del despacho sin su revisión.
Contestar al cliente que pregunta por su caso
Cuando un cliente escribe por WhatsApp o correo para saber cómo va lo suyo, el sistema responde con el estado real del expediente, dentro de lo que el despacho ha decidido que se puede contar. También reclama la documentación pendiente y propone hora para la reunión.
El método Lanzadia
Cuatro pasos para una integración progresiva y segura.
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Conocemos tu negocio
Lo que hoy está en la cabeza de tres personas, por escrito: reglas, excepciones, quién decide qué.
- 02
Centralizamos tus datos
Conectamos el CRM, la facturación, el almacén, el correo. Sin migrar nada.
- 03
Generamos informes
El informe del lunes llega hecho. Y «¿qué clientes llevan dos meses sin comprar?» se contesta al momento.
- 04
Tomamos acciones
Contesta al cliente, emite la factura, reclama el cobro. Primero propone; con el tiempo, sola.
Un escenario habitual · Despachos de abogados
De la agenda de cada letrado al despacho que sabe qué vence mañana.
Un escenario habitual: un despacho de cinco abogados lleva cada asunto entre Kleos, el correo y una carpeta de red; una administrativa abre LexNET cada mañana y computa los plazos a mano, y cada letrado los apunta en su agenda. Antes de automatizar nada, ponemos por escrito cómo se nombra un expediente, quién computa cada plazo y qué se le puede contar a un cliente; después conectamos LexNET, el gestor y el correo, y el sistema empieza contestando «¿qué vence esta semana?» antes de tocar un solo archivo. Nuestra intervención persigue un resultado concreto:
- 01Ninguna notificación de LexNET sin su plazo computado y anotado el mismo día, con doble aviso antes de vencer
- 02Cada burofax, escrito o prueba archivado en su expediente y localizable por lo que dice
- 03El borrador del escrito de trámite y la cronología del asunto esperando al abogado, y no al revés
- 04El cliente sabe cómo va su caso por el canal en que preguntó, sin interrumpir al letrado
Preguntas habituales
Lo que nos preguntan antes de empezar.
¿Esto es compatible con el secreto profesional y el RGPD?
Depende de cómo se monte, y por eso se decide antes de conectar nada: qué datos ve cada pieza, con qué proveedor se procesan y bajo qué contrato de encargo, con preferencia por el procesamiento en la UE y por proveedores que se comprometen por contrato a no entrenar con vuestros expedientes. El despacho conserva el registro de todo lo que el sistema ha hecho con cada asunto.
¿Funciona con Kleos, Aranzadi Fusión o Lex-On?
Trabajamos sobre lo que ya usáis, sin migrar el gestor. Kleos, Aranzadi Fusión, Lex-On o MN Program tienen vías distintas de integración, y LexNET entra a través del gestor o de la carpeta donde descargáis las notificaciones. Si alguna pieza no se puede conectar de forma razonable, lo decimos en el diagnóstico, antes de empezar.
¿Me fío del cómputo de plazos que hace una máquina?
No del todo, y nosotros tampoco: el sistema computa y anota, pero es una red de seguridad además del control del abogado, no en su lugar. Cada plazo que anota lleva la notificación de la que sale y la regla que ha aplicado, y los críticos los confirma una persona antes de darlos por buenos.
¿Va a sustituir a la administrativa o al pasante?
No. Absorbe el volumen repetitivo: archivar, computar, preparar el primer borrador, contestar al cliente que pregunta por su caso. Redactar el escrito que sale, decidir la estrategia y firmar sigue siendo trabajo de un abogado, y ningún escrito sale del despacho sin que lo revise uno.
¿Cuánto se tarda y por dónde se empieza?
El plazo depende del estado de vuestros expedientes y de qué permite integrar el gestor; se sabe después de mirarlo, no antes. El orden sí es siempre el mismo: primero se documenta cómo trabaja el despacho, luego se conectan LexNET, el gestor y el correo, y el sistema demuestra que lo entiende contestando preguntas antes de actuar. Lo primero que se automatiza suele ser el archivo de documentos o el cómputo de plazos, y lo documentado y conectado es vuestro aunque paréis ahí.
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