Las llamadas perdidas de tu restaurante, contestadas mientras la sala sirve.
El fijo del local y el WhatsApp se conectan con CoverManager, TheFork o Restoo: cuando nadie puede coger el teléfono, quien llamaba recibe un WhatsApp al momento o le atiende un asistente de voz con los huecos reales, y la reserva entra en el libro con teléfono y alergias.
Las llamadas perdidas de un restaurante se concentran en las dos horas en que nadie puede cogerlas: la sala está llena, el teléfono suena en la barra y quien llama cuelga al cuarto tono. Esa persona reserva en el local de al lado o entra por TheFork pagando comisión, y la centralita solo deja un número en el registro de llamadas que nadie mira hasta el día siguiente.
Antes de que ninguna máquina hable con un cliente, ponemos por escrito lo que hoy sabe quien coge el teléfono: cuántas mesas hay por turno, cuánto dura una de cuatro, qué se hace con un grupo de doce, a quién se le guarda la terraza. Después conectamos el teléfono y el WhatsApp con el libro de reservas, y el sistema empieza contestando cuántas llamadas se pierden y a qué hora, antes de contestar ninguna.
Cómo funciona
Qué entra, qué hace el sistema y qué revisa una persona.
Escribir lo que se dice al teléfono
Entra lo que hoy vive en la cabeza del encargado: turnos, mesas que se juntan y cuáles no, política con grupos, qué se contesta sobre alérgenos, qué se hace con una boda o una queja. Queda escrito con el tono del local, y el encargado lo lee y lo corrige antes de que el sistema lo use con nadie.
Conectar el teléfono con el libro de reservas
Se conecta el fijo del local, sea con un desvío o con una centralita virtual como Zadarma, Netelip o Aircall, el WhatsApp Business, la ficha de Google y el libro de reservas: CoverManager, TheFork o Restoo. Cada llamada sin coger deja quién llamó y a qué hora, y los huecos que el sistema ve son los del libro. Quien lleva la sala comprueba que esos huecos cuadran con las mesas antes de que el sistema ofrezca ninguna.
Preguntar cuántas llamadas se pierden
«¿Cuántas llamadas no cogimos el sábado entre las dos y las cuatro?», «¿cuántas de esas volvieron a llamar o reservaron por TheFork?», «¿qué turno se llena antes y cuál se queda con mesas vacías?». El sistema contesta con las llamadas y el libro de reservas delante, y el encargado comprueba que lo que dice es lo que pasa en el local.
Devolver la llamada y apuntar la reserva
Cada llamada perdida recibe un WhatsApp al momento para reservar sin volver a llamar, y cuando nadie coge el fijo, un asistente de voz atiende con los huecos reales y apunta la reserva con teléfono, comensales y alergias. Un grupo grande, una boda o una queja se pasan al encargado con un recado. Empieza proponiendo cada reserva para que la confirme una persona y solo apunta sola cuando ha demostrado que acierta.
Qué ganas
Lo que cambia en hostelería.
La llamada se contesta antes de que reserven en otro sitio
Quien cuelga al cuarto tono tiene un WhatsApp del restaurante antes de buscar el siguiente en Google. La mesa se queda en tu libro y no en el del local de al lado ni en TheFork con comisión.
Cada reserva entra completa en el libro
Teléfono, número de comensales, alergias y de dónde viene la reserva quedan en CoverManager, TheFork o Restoo, no en el cuaderno de la caja. El viernes se sabe a quién confirmar y a quién llamar si no aparece.
Sabes a qué hora pierdes mesas
Las llamadas sin coger dejan de ser un número en la centralita y pasan a verse por franja y por día de la semana. Con eso se decide si el turno de las dos necesita a alguien más en la barra o si basta con el asistente.
El encargado solo atiende lo que se sale del guion
Las reservas de dos y de cuatro las apunta el sistema. Al encargado le llegan con un recado el grupo de quince, la comida de empresa y la persona que llama para quejarse de anoche.
El método Lanzadia
Cuatro pasos para una integración progresiva y segura.
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Conocemos tu negocio
Lo que hoy está en la cabeza de tres personas, por escrito: reglas, excepciones, quién decide qué.
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Centralizamos tus datos
Conectamos el CRM, la facturación, el almacén, el correo. Sin migrar nada.
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Generamos informes
El informe del lunes llega hecho. Y «¿qué clientes llevan dos meses sin comprar?» se contesta al momento.
- 04
Tomamos acciones
Contesta al cliente, emite la factura, reclama el cobro. Primero propone; con el tiempo, sola.
Un escenario habitual · Hostelería
Del teléfono sonando en la barra a un libro que se llena solo.
Un escenario habitual: un restaurante con sesenta plazas, terraza y dos turnos de comida tiene el fijo en la barra y el WhatsApp en el móvil del encargado. Entre las dos y las cuatro nadie puede cogerlo, el registro de la centralita se llena de números que no se devuelven y el sábado por la noche quedan mesas vacías que alguien quiso reservar el jueves. Empezamos escribiendo lo que el encargado contesta a cada tipo de llamada, conectamos el fijo, el WhatsApp y CoverManager, y el sistema cuenta cuántas llamadas se pierden y a qué hora antes de contestar ninguna. Nuestra intervención persigue un resultado concreto:
- 01Ninguna llamada perdida sin respuesta: quien cuelga recibe un WhatsApp para reservar antes de llamar a otro sitio
- 02Cada reserva entra en el libro con teléfono, comensales y alergias, sin pasar por el cuaderno de la caja
- 03El encargado ve por franja cuántas llamadas se pierden y cuántas acaban en mesa
- 04Los grupos grandes, los eventos y las quejas llegan al encargado con un recado, no a un buzón
Preguntas habituales
Lo que nos preguntan antes de empezar.
El teléfono del restaurante es un fijo normal. ¿Sirve?
Sí. Lo habitual es poner un desvío cuando nadie coge o pasar el número a una centralita virtual como Zadarma, Netelip o Aircall, que registra cada llamada y permite que el asistente atienda. Mantienes tu número de siempre y el libro de reservas sigue siendo CoverManager, TheFork o Restoo, según lo que uses. Lo que permite conectar cada uno se mira en el diagnóstico.
¿El cliente sabe que habla con un asistente?
Sí, se presenta como el asistente del restaurante y no se hace pasar por una persona. Habla con el tono que hayáis escrito y, si la conversación se sale de reservas, horarios y alérgenos, toma un recado y avisa al encargado. Quien prefiera no hablar con nadie tiene el WhatsApp que llega tras la llamada perdida y reserva desde ahí.
¿Qué pasa con los datos de quien llama y con las grabaciones?
El teléfono, el nombre y las alergias se guardan en tu libro de reservas, con los mismos permisos que ya tiene tu equipo, y se usan para esa reserva. Si se graban las llamadas, la locución de aviso y el plazo de borrado se fijan contigo antes de encender nada, como pide la normativa de protección de datos. Los alérgenos los declara tu cocina; el asistente contesta con esa lista y, si un plato no está en ella, dice que lo confirma la cocina.
¿Cuánto se tarda en dejar de perder llamadas?
Depende de lo que permita tu operador o tu centralita y de lo claro que tengáis lo básico: mesas por turno, duración de una mesa, qué hacer con un grupo. Lo primero suele ser el WhatsApp tras la llamada perdida, porque no exige que el asistente hable con nadie; el asistente de voz llega cuando el sistema ya ha demostrado que conoce el local. El plazo se sabe después de mirarlo, no antes.
¿Va a sustituir a quien coge el teléfono?
No. Coge las llamadas que hoy nadie puede coger y apunta las reservas de siempre. Quién se sienta en la mejor mesa, si se acepta el grupo de quince del sábado o qué se le dice a quien se queja lo sigue decidiendo el encargado, con la llamada delante.
Diagnóstico gratuito · 45 min
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