IA para clínicas que conoce tu consulta antes de descolgar.
Ponemos por escrito cómo trabaja tu recepción, conectamos tu programa clínico (Gesden, Nubimed, Clinic Cloud, Flowww) y tu agenda con WhatsApp, y el sistema confirma citas, rellena huecos y persigue presupuestos.
En una clínica dental, estética o de fisioterapia el cuello de botella no está en el gabinete: está en el mostrador. Ahí se cobra, se recolocan las citas de la tarde y se pide la autorización a la aseguradora, todo con el mismo par de manos. Lo que no cabe en ese rato, la llamada que entra o el presupuesto que se entregó la semana pasada, se queda para mañana.
Una IA para clínicas que funcione empieza por ahí, no por la tecnología: dejamos por escrito cómo se dan las citas, qué precios se pueden decir por teléfono y quién decide cuándo se mueve una agenda. Después conectamos el programa clínico con WhatsApp, el correo y la facturación, y el sistema empieza por contestar lo que hoy hay que buscar a mano: qué pacientes se llevaron un presupuesto y no han vuelto, qué huecos quedan libres mañana y a quién toca llamar.
El problema
Dónde se va el tiempo en clínicas.
El teléfono suena mientras cobras
Las llamadas entran a la misma hora que los pacientes del mostrador, y el WhatsApp de las nueve de la noche se contesta a las diez de la mañana. El paciente que no obtiene respuesta a la primera rara vez insiste: reserva por Doctoralia en la clínica de al lado.
El sillón vacío a las cinco
Un paciente no se presenta, nadie lo sabía a las cuatro y la lista de espera vive en un pósit pegado al monitor de recepción. El hueco se queda sin cubrir y la hora del odontólogo y del auxiliar se pierde igual.
El presupuesto de implantes se enfría
En ortodoncia, implantes o medicina estética el paciente se lleva el presupuesto a casa para pensarlo, y nadie en recepción tiene asignado volver a llamarle. Se enfría en silencio y el tratamiento acaba haciéndose en la clínica que sí llamó.
La misma ficha, tecleada tres veces
Los datos del paciente se teclean en el programa clínico, la factura sale de otro, la autorización de la aseguradora se pide en su portal y el consentimiento informado se firma en papel y se escanea. Cada tratamiento arrastra trabajo de oficina que nadie factura.
Qué automatizamos
Lo que el sistema hace en clínicas.
Atender llamadas perdidas y WhatsApp
Devuelve por WhatsApp la llamada que nadie pudo coger, resuelve las dudas de siempre (horario, aparcamiento, si cogéis Adeslas) y da los precios orientativos que tú hayas aprobado. Si el paciente quiere cita, la da sobre los huecos reales de tu agenda; si pregunta algo clínico, lo pasa al profesional.
Confirmar citas y rellenar huecos
Confirma cada cita por WhatsApp o SMS y, cuando alguien cancela, ofrece el hueco a la lista de espera antes de que recepción se entere. El cambio se anota en la agenda de Gesden, Nubimed o Clinic Cloud si el programa lo permite; si no, le llega a recepción listo para apuntarlo.
Perseguir presupuestos entregados
Cada presupuesto de ortodoncia, implantes o un tratamiento estético entra en un seguimiento por WhatsApp y correo: resuelve dudas, recuerda la financiación y propone una cita para decidir. Cuando el paciente quiere hablar con alguien, avisa a quien lleva ese caso.
Preparar facturas y avisar de cobros
A partir de los tratamientos cerrados en el programa clínico prepara la factura y concilia el cobro con el banco, la financiera o la aseguradora. Avisa de lo pendiente y de las cuotas que vencen, sin que nadie cruce dos listados a mano.
El método Lanzadia
Cuatro pasos para una integración progresiva y segura.
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Conocemos tu negocio
Lo que hoy está en la cabeza de tres personas, por escrito: reglas, excepciones, quién decide qué.
- 02
Centralizamos tus datos
Conectamos el CRM, la facturación, el almacén, el correo. Sin migrar nada.
- 03
Generamos informes
El informe del lunes llega hecho. Y «¿qué clientes llevan dos meses sin comprar?» se contesta al momento.
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Tomamos acciones
Contesta al cliente, emite la factura, reclama el cobro. Primero propone; con el tiempo, sola.
Un escenario habitual · Clínicas
Del teléfono que nadie coge a una agenda que se llena sola.
Un escenario habitual: una clínica dental con tres gabinetes da las citas por teléfono y las apunta en Gesden. En hora punta recepción no llega a todas las llamadas, los recordatorios se mandan a mano cuando hay un rato y los presupuestos entregados se apuntan en una hoja de cálculo que nadie vuelve a abrir. Conectamos Gesden con WhatsApp y la facturación, y comprobamos que el sistema contesta bien a «¿qué presupuestos de este mes siguen sin respuesta?» antes de dejarle confirmar una sola cita. Nuestra intervención persigue un resultado concreto:
- 01Ninguna llamada ni WhatsApp sin respuesta, tampoco a las nueve de la noche
- 02Cada cita confirmada y cada hueco que se libera, ofrecido a la lista de espera
- 03Cada presupuesto entregado con seguimiento hasta que el paciente dice sí o no
- 04Recepción con el paciente del mostrador, no con el teléfono
Preguntas habituales
Lo que nos preguntan antes de empezar.
¿Se conecta con Gesden, Nubimed, Clinic Cloud o el programa que uso?
Es lo primero que miramos. Trabajamos sobre el programa y la agenda que ya usa la clínica, sin migrar nada; lo que cambia es que dejan de estar aislados de WhatsApp, el correo y la facturación. Cada programa permite unas integraciones u otras (algunos tienen API, otros solo exportaciones), y en el diagnóstico vemos cuáles permite el tuyo y qué se puede automatizar con eso.
¿Qué pasa con los datos de mis pacientes?
Los datos de salud son de categoría especial en el RGPD y condicionan el diseño desde el primer día. Definimos qué datos ve cada agente (para confirmar una cita no hace falta la historia clínica), dónde se procesan y con qué proveedores de IA, dando preferencia a los que se comprometen por contrato a no entrenar con tus datos. Lo que dejamos por escrito sobre cómo trabaja tu clínica es tuyo y se queda contigo.
¿El sistema puede contestar preguntas médicas?
No. Se queda en la capa de recepción: horarios, citas, precios orientativos que tú apruebes, recordatorios y trámites. Si un paciente pregunta si le va a doler, si puede tomar ibuprofeno o qué le pasa, el sistema lo deriva al profesional. Esos límites se escriben contigo y se prueban antes de que hable con un paciente real.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Depende de tu programa y de cómo estén tus datos, y lo sabemos después de mirarlo, no antes. Lo que sí es fijo es el orden: primero ponemos por escrito cómo trabaja la clínica y conectamos el programa clínico con WhatsApp, después comprobamos que el sistema contesta bien a preguntas sobre tu agenda y tus presupuestos, y solo entonces le dejamos actuar. Lo primero que suele entrar en marcha son las confirmaciones y las llamadas perdidas, porque es lo más repetitivo y lo más fácil de revisar.
¿Esto sustituye a mi recepcionista?
No. El sistema absorbe lo repetitivo: confirmaciones, dudas de siempre, el WhatsApp fuera de horario, el presupuesto que hay que perseguir. Al principio solo propone (prepara el mensaje y lo manda una persona) y, cuando ha demostrado que acierta, pasa a mandarlo él y avisar a recepción. El paciente que está en el mostrador y los casos delicados siguen siendo de tu equipo.
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Diagnóstico gratuito · 45 min
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