Automatizar la contabilidad con IA que sigue tu criterio.
La factura llega por correo o WhatsApp, el sistema la lee, la clasifica como lo haría tu equipo y la deja asentada en a3, Sage o Contasol. Un técnico revisa solo lo que no cuadra.
En una asesoría, contabilizar es sobre todo teclear: la factura llega al correo del técnico, se descarga, se renombra, se pican los datos en a3 o Sage y se archiva el PDF. Cliente a cliente, mes a mes; y en abril, julio, octubre y enero, todo a la vez, con el 303 esperando.
Automatizar la contabilidad con IA no es contabilizar a ciegas. El sistema recibe, lee, clasifica y asienta las facturas que ya conoce con el criterio que tu equipo aplica a cada cliente, y aparta las nuevas o las que no cuadran para que un técnico decida. Se conecta al programa que ya usa el despacho; no hay que cambiar de software.
Cómo funciona
Qué entra, qué hace el sistema y qué revisa una persona.
Recibir las facturas
Entran por el buzón de correo del despacho, por WhatsApp, desde una carpeta de Drive o desde el portal del cliente, y el sistema las agrupa por cliente y trimestre. Al cliente que no ha entregado la factura de siempre le prepara el recordatorio; el técnico solo ve la lista de quién falta.
Leer y cuadrar cada documento
De cada PDF, foto de ticket o escaneo se sacan emisor, NIF, fecha, bases, tipos de IVA y retención, y se comprueba que los importes cuadran y que la factura no está ya contabilizada. Lo que no cuadra no se asienta: va a la cola del técnico con el documento al lado.
Clasificar con el criterio del despacho
Antes de automatizar nada ponemos por escrito cómo contabiliza tu equipo a cada cliente: qué cuenta lleva cada proveedor, qué se hace con el gasto de un vehículo de uso mixto, quién decide cuando una factura no encaja. Con eso, la factura de siempre va directa a su cuenta y la de un proveedor nuevo llega con la cuenta propuesta para que el técnico la confirme.
Asentar en tu programa contable
El asiento se registra en a3, Sage, Contasol o el que use el despacho, con el PDF enlazado y una nota de qué regla se aplicó y quién lo revisó. Cada mañana el técnico empieza por lo que el sistema apartó, no por una carpeta de PDF sin abrir.
Qué ganas
Lo que cambia en asesorías y gestorías.
El equipo revisa en vez de teclear
Luz, alquiler, teléfono, cuota de autónomos: la factura de siempre llega, se lee y queda asentada en la cuenta que ese proveedor tiene en ese cliente. La mañana del técnico se va en las excepciones y en los clientes, no en renombrar PDF.
Menos errores de picado
Un importe bailado, un tipo de IVA equivocado, una factura contabilizada dos veces: el sistema lo detecta antes de que llegue al libro. Se corrige en la cola, no en un 303 ya presentado.
Sabes qué falta antes del día 20
«¿A qué clientes les faltan facturas para cerrar el trimestre?» El sistema mira lo recibido y contesta, sin abrir carpeta por carpeta.
El criterio del despacho, por escrito
Cómo se contabiliza cada cliente deja de vivir en la cabeza de cada técnico. Si uno se va en plena campaña, la regla sigue ahí; y es tuya aunque dejes de trabajar con nosotros.
El método Lanzadia
Cuatro pasos para una integración progresiva y segura.
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Conocemos tu negocio
Lo que hoy está en la cabeza de tres personas, por escrito: reglas, excepciones, quién decide qué.
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Centralizamos tus datos
Conectamos el CRM, la facturación, el almacén, el correo. Sin migrar nada.
- 03
Generamos informes
El informe del lunes llega hecho. Y «¿qué clientes llevan dos meses sin comprar?» se contesta al momento.
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Tomamos acciones
Contesta al cliente, emite la factura, reclama el cobro. Primero propone; con el tiempo, sola.
Un escenario habitual · Asesorías y gestorías
De teclear facturas hasta el día 20 a revisar una cola corta de excepciones.
Un escenario habitual: una asesoría con tres técnicos y dos administrativos recibe las facturas de sus clientes por correo, WhatsApp y una carpeta compartida. Cada técnico descarga, renombra, pica los datos en a3 y archiva el PDF, cliente a cliente, y el trimestre se cierra las dos últimas noches antes del 20. Nuestra intervención persigue un resultado concreto:
- 01Las facturas de siempre entran, se leen y se asientan sin pasar por ningún teclado
- 02Cada técnico abre una cola corta de excepciones con la cuenta ya propuesta
- 03Ningún asiento sin su PDF enlazado, la cuenta que se le aplicó y el técnico que lo dio por bueno
- 04El trimestre empieza con la contabilidad al día y la lista de clientes a los que falta algo
Preguntas habituales
Lo que nos preguntan antes de empezar.
¿Se integra con a3, Sage, Contasol o Holded?
Se construye sobre el programa que ya usa el despacho; cambiar de software nunca es un requisito. Cada uno ofrece una vía distinta —API, importación de asientos, conector— y cuál usar se decide después de mirar tu instalación, no antes. Si el tuyo solo admite importación, el sistema deja el fichero de asientos preparado y el técnico lo sube.
¿Y si clasifica mal una factura?
Cuando un técnico corrige una cuenta, la corrección pasa a la regla de ese cliente y no vuelve a hacerse a mano. Nada dudoso se asienta solo: la factura de un proveedor nuevo llega siempre como propuesta, y solo deja de pedir confirmación cuando esa acción ha demostrado que acierta.
¿Qué pasa con el contrato de encargo que tengo firmado con cada cliente?
Es de lo primero que se mira, porque ante tu cliente respondes tú de las facturas y las nóminas que te confía. Antes de conectar nada se deja por escrito qué proveedor procesa cada dato y en qué condiciones, con preferencia por procesamiento en la UE y sin uso para entrenar modelos, para que puedas reflejarlo como subencargado en tu documentación. Y queda el registro de qué documento leyó el sistema, qué asiento hizo y qué técnico lo revisó, cliente por cliente.
¿Cuánto se tarda en dejar de teclear facturas?
Depende de cómo entre hoy la documentación de cada cartera y de qué vía de conexión ofrezca tu programa contable; se sabe después de mirarlo, no antes. Antes de asentar nada, el sistema tiene que contestar bien a preguntas como «¿qué facturas de este cliente faltan para cerrar el trimestre?»; solo cuando acierta empieza a proponer asientos. Se arranca por las facturas recurrentes de las carteras con más volumen, que son las que más horas se llevan, y desde ahí crece cliente a cliente.
¿Esto sustituye a mi administrativo?
No. Absorbe el teclear y el archivar; la decisión sobre una factura rara, un cliente nuevo o un gasto que no encaja la sigue tomando un técnico. Lo que cambia es que revisa una cola de excepciones en lugar de producir apuntes.
Diagnóstico gratuito · 45 min
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